A nyári szezon egyszerre a pihenés és a nehezített munkakörülmények időszaka a facility managementben. Előbbi a szabadságokra utal, utóbbi pedig a csökkent létszámmal való helytállásra és munkavégzésre. Ahhoz, hogy a létesítmény működtetése ebben az időszakban is gördülékeny és optimális legyen, a nyári karbantartási munkálatokat részletesen és jó előre meg kell tervezni. Ez azt jelenti, hogy össze kell hangolni a megfelelő szakemberek rendelkezésre állását, a karbantartók szabadságolását, a költségvetést, a jogszabályban előírt és egyedi karbantartási munkálatok időpontját. Több létesítmény kezelése esetén ez a feladat hatványozódik. Nem kis fejtörést okoz ez a facility managerek számára és ha valahol hiba csúszik a számításba, az bizony a teljes karbantartási tervet boríthatja. Szerencsére a létesítménygazdálkodási szakembereknek ma már nem kell manuálisan, elavult és lassú módszerekkel előkészíteniük a munkát. Rendelkezésükre áll egy innovatív eszköz, a facility management software, amely megannyi hasznos funkciójával leegyszerűsíti és hatékonyabbá teszi munkájukat. Mutatjuk hogyan!
Mi az a facility management software?
A facility management software egy olyan sokoldalú létesítménygazdálkodási megoldás, amelynek segítségével a facility managerek egyetlen digitális felületen kezelhetik a teljes ingatlanvagyont. Számos okos funkcióval rendelkezik, amely leegyszerűsíti és megkönnyíti a szakemberek munkáját, miközben egyszerre több vállalati részleg átláthatóságához és hatékony működéséhez is hozzájárul.
Hogyan könnyíti meg a nyári karbantartásokat a facility management software használata?
A digitális létesítménygazdálkodás bevezetése számos előnnyel jár egy szervezet számára. Az alábbiakban a facility management software azon előnyeit listázzuk, amelyek megkönnyítik a nyári karbantartások tervezését.
Teljes átláthatóságot biztosít
A facility management software egyik legkiemelkedőbb előnye egyértelműen az, hogy segítségével a létesítményfenntartó szakemberek minden, a munkájukhoz szükséges információt egy helyen monitorozhatnak és tárolhatnak. A software lehetőséget ad a teljes ingatlan- és ingóságállomány jól átlátható és logikus rendszerezésére.
A nyilvántartott ingatlanokról kapott valós és naprakész információnak köszönhetően sokkal egyszerűbben és optimálisabban tervezhetőek mind a szükséges feladatok, mind pedig a költségvetés a nyári karbantartások idejére.
Tervezhetőbbé teszi a karbantartásokat
A software-rel támogatott vagyongazdálkodás segítségével naprakész karbantartási terv készíthető, amely nem csak a nyári karbantartási munkálatok szervezését könnyíti meg, de az SLA szintek beállítását, a korábbi időszakokkal való összehasonlítást és az esetleges késedelmes teljesítést is láthatóvá teszi.
A facility management software lehetővé teszi az egységes adatkezelést a létesítménygazdálkodási standardok alapján (pl. VDMA, DIN), amelynek segítségével hamarabb kiszűrhetők azok a karbantartási pontok, amelyek valami miatt költségesebben üzemelnek a többinél. Ezek a funkciók kiemelten hasznosak lehetnek a szakemberek számára a nyári szabadságok idején, amikor csökkentett létszámmal kell helytállni az üzemeltetésben.
Leegyszerűsíti az erőforrás-menedzsmentet
Egy hatékony facility management software használata nagyságrendekkel leegyszerűsíti az erőforrás-menedzsmentet is. A rendszer pontosan jelöli, hogy melyik karbantartási tevékenységnek mikor jön el az ideje, és azt is nyomonkövethetővé teszi, hogy az adott pillanatban éppen milyen munkálatok folynak. Ennek alapján a szakemberek egyértelműen láthatják, hogy mely időszakokra tervezhetik a nyári leállást. A menedzsment számára pedig egyszerűbb a szabadságok jóváhagyása, hiszen jó előre lehet látni, hogy mikor és milyen karbantartási feladatok elvégzésére lesz szükség.
Meggyorsítja a munkát
Minél több szakember helyettesítését kell megoldani, annál fontosabb a gyors és hatékony munkavégzés. A facility management software egyik leghasznosabb eleme a felhasználóbarát műszerfal, amely számos ponton leegyszerűsíti és támogatja az ingatlangazdálkodási szakemberek munkáját. Jól átlátható és folyamatosan frissülő grafikonjai segítségével könnyen, és gyorsan ellenőrizhető rajta valamennyi fontos adat, beleértve a KPI számokat, és a szolgáltatási szinteket. Emellett a mérőórák leolvasását és a közmű számlák rögzítését is lehetővé teszi.
A munkalapkezelést szintén fontos kiemelni amikor a facility management software hatékonyság növelő funkcióit listázzuk. A digitális létesítménygazdálkodási megoldás segítségével a szigorú, folyamatos sorszámozású munkalapok bármikor egyszerűen visszakereshetővé, elszámolhatóvá, és ha szükséges csoportosíthatóvá teszik a karbantartási munkákat. Ez a funkció a pénzügyi részleg munkáját is megkönnyíti, hiszen a digitális munkalapok költséghelystruktúra-, valamint személyi állományi adatokat is tartalmaznak és közvetlenül kapcsolódnak a szervezet pénzügyi rendszereihez.
Meghibásodások hatékonyabb kezelése
Sajnos a legnagyobb körültekintéssel elvégzett karbantartási munkák esetén is előfordulhatnak meghibásodások. Egy modern facility management software segítségével ezeknek a problémáknak a bejelentése és kezelése is leegyszerűsödik. A rendszer lehetőséget ad az online hibabejelentésre, amelyen a megfelelő jogosultsággal rendelkező munkatársak jelenthetik a problémát. Sőt, a software segítségével a hiba kijavításának tervezése, annak jóváhagyása és a munkalapkezelés is egy helyen elvégezhető. Így jelentős időt és energiát spórolhat a karbantartásért felelős munkatársaknak, ami a nyári szabadságolások időszakában kifejezetten előnyös a facility management számára.
Nyugodt pihenés a facility management software segítségével
Végül, de nem utolsó sorban az is fontos, hogy létesítménygazdálkodási szakemberként te is nyugodtan pihenhess a szabadságod alatt. A facility management software fenti előnyei mellett a helyettesítést is megkönnyíti. Felhasználóbarát központi kezelőfelületének köszönhetően gyorsan megtanulható a kezelése. A vevők és a szállítók kontaktjai és facility management szempontból fontos adatai (bérleti és karbantartási szerződések, árak, műszaki tartalmak) könnyen és gyorsan megtalálhatók benne, így kollégáid számára minden munkához szükséges adat rendelkezésre áll a távollétedben is.
Ahogyan láthatod egy innovatív facility management software megoldás számos módon megkönnyíti a létesítménygazdálkodás munkáját a nyári szabadságolások ideje alatt (is). Emellett pedig átláthatóbbá, kiszámíthatóbbá és hatékonyabbá teszi a működést, amely a megtérülő gazdálkodás alapja.