Az IDC tanulmánya szerint a legújabb multifunkciós készülékek mára jóval többek a papíralapú munkafolyamatokat kiszolgáló nyomtatóknál, és teljes körű, testre szabható dokumentumkezelési megoldásként működnek. Az MFP-k növelik a munkafolyamatok hatékonyságát, márpedig az európai kis- és középvállalatok (kkv) 67 százaléka számára ez kiemelt üzleti prioritás.
Ennek ellenére az IDC tanulmánya szerint három európai vállalatból csupán egy gondolkodik azon, hogy miként kezelje a megnövekedett információmennyiséget az egyre digitalizáltabb világban, noha a felhőalapú szolgáltatások már megfizethető hozzáférést biztosítanak a legújabb technológiákhoz.
A felmérés arra is rámutatott, hogy a jogi iratokkal kapcsolatos dokumentum-kezelési kihívások megoldása időigényes, és éves szinten akár húsz százalékos munkavállalói teljesítménycsökkentést is okozhat – ez csaknem kéthavi munkának felel meg. Mindezt tetézi, hogy a felmérés szerint a kkv-k háromnegyede semmilyen biztonsági rendszert nem használ, ezért védtelen marad az olyan kockázatokkal szemben, amelyeket a távoli elérés, a big data, a közösségalapú gazdaság vagy a felhő és hasonló, új technológiai jelenségek vetnek fel.
A multifunkciós készülékekben (MFP-k) elérhető funkciók növelik a munkafolyamatok hatékonyságát, így gördülékenyebbé teszik a kkv-k üzleti tevékenységét. A tanulmány szerint a sokoldalú MFP-k funkciói kiterjesztik az eszközök felhasználási lehetőségeit az elsődlegesen papíralapú nyomtatásról és másolásról egy testre szabható, digitális dokumentumkezelési megoldásra, amellyel a vállalatok adatokat tudnak rögzíteni, a rendszerbe bevinni és megosztani.
Az üzleti növekedés és a versenyképesség fenntartása érdekében a vállalatoknak komoly döntéseket kell hozniuk arról, hogy mely területekre fókuszáljanak és fektessenek be. A tanulmány ajánlása alapján azonban a drága üzletierőforrás-tervező (ERP) rendszerekre való átállás helyett először azt érdemes fontolóra venniük, hogy kisebb befektetésekkel testre szabják a munkafolyamatok kezeléséhez használt eszközeiket, amelyek megfelelő automatizálással már rövid távon is szervesen tudják támogatni a teljesítmény növelését.
Az IDC felmérése szerint az MFP-k azáltal, hogy költség- és időhatékony munkafolyamatokat teremtenek, elősegítik a szabályozásoknak való megfelelést és a biztonság növelését, valamint a távoli munkavégzést és a költségcsökkentést, így kiindulási alapot jelenthetnek az üzleti növekedéshez. Ez különösen a kkv-k esetében rendkívül fontos, mivel az ő növekedésüket nagymértékben hátráltathatják a belső folyamatok, valamint a mobil munkavégzés és az erőforrások optimalizálásának kérdése, illetve kezelése.
A sokoldalú multifunkciós készülékek mindemellett arra is lehetőséget biztosítanak a vállalatok számára, hogy hitelesítési eszközökkel szabályozzák a bizalmas adatokhoz való hozzáférést, és engedélyalapú elérés használatával védjék az ügyfelek adatait.
Az OKI MFP-i számos olyan funkciót tartalmaznak, amelyek egyszerűbbé teszik az információk rögzítését és feldolgozását, ezzel pedig hozzájárulnak a gördülékenyebb munkavégzéséhez. Ezek a költséghatékony eszközök a fejlett szoftvereknek és technológiai háttérnek, valamint a nyílt platformnak köszönhetően problémamentesen integrálhatók a meglévő dokumentumkezelési folyamatokba.
A tanulmány megállapításai szerint ezek a készülékek tökéletes választást jelentenek azon vállalatok számára, amelyek az üzleti folyamatok automatizálására szolgáló eszközöket használnak a munkavégzés hatékonyságának növeléséhez – ez az európai kkv-k hetven százalékára jellemző. Ráadásul az OKI MFP-k rugalmas kialakításuknál fogva az üzleti növekedésének, valamint az új technológiai trendeknek megfelelően bővíthetők.