A „munkába mentem” kifejezés korábban a tevékenységünk mellett az úti célunkat is kijelölte. Ma már a helyzet nem ilyen egyértelmű: egyes kutatások szerint az emberek 85 százaléka problémásnak találja a hagyományos irodai figyelem-összpontosítást. A Leitz felmérése szerint az alkalmazottak 35 százaléka több időt töltene az irodán kívül kizárólag azért, hogy hatékonyabb munkát tudjon végezni.
Az irodában töltött munkavégzéssel kapcsolatban általában az az egyik alapvető probléma, hogy a legtöbb embertől elvárják, ugyanabban az időben dolgozzon. Ez pedig nem feltétlenül egyezik meg azzal az időszakkal, amikor a legenergikusabbnak és a legproduktívabbnak érzi magát. Napjainkban a legtöbb munkavállaló 9-től 17 óráig tartó műszakban dolgozik, azonban minden ember más és más napszakban a legaktívabb.
A Leitz legújabb felmérése szerint például a megkérdezettek döntő többsége, 65 százaléka nyilatkozta azt, hogy reggel nyolc és dél között a leghatékonyabb, és mindössze 35 százalékuk állította, hogy más időpontokban teljesít a legjobban.
Egyre inkább úgy tűnik, hogy egy hagyományos irodában csak kevés embernek van „valódi munkanapja”. Ehelyett úgynevezett „munka-pillanataik” vannak: olyan rövid aktivitási hullámok, amelyeket folytonosan zavaró hatások szakítanak meg, mint például a telefoncsörgés, a kollégák hangos beszéde vagy éppen a nyomtató és a fax.
A University of California kutatása kimutatta, hogy egy átlagos amerikai dolgozó munkavégzését három percenként kénytelen megszakítani, majd ezt követően körülbelül 23 percet tölt azzal, hogy visszaállítsa az összpontosítás és a motiváció korábbi szintjét – minden bizonnyal ez hazánkban sincs másképp.
Mindezeket figyelembe véve a munkavégzés hatékonysága szempontjából munkaadói és munkavállalói oldalon is erős érvek szólnak amellett, hogy az ember saját maga ossza be a munkanapját, és azokat a feladatokat, amelyek összpontosítást vagy kreatív ihletet kívánnak, abban az időpontban és olyan helyszínen végezze el, amely a legmegfelelőbb számára.
Ma már egyre nő az olyan alternatív munkavégzési helyszínek száma, ahol üzleti tevékenységet lehet folytatni: kávézók, bérelhető irodák, coworking munkahelyek, autópálya-pihenők, szállodák vagy akár az otthonunk. Ezek a terek pedig éppen azt a szabadságot nyújtják a munkavállalóknak, hogy akkor dolgozzanak, amikor a leginkább kedvük van hozzá – és ott, ahol szeretnék.
A változatosabb környezet és az irodán kívül töltött idő kétségkívül előnyére válik egy átlagos dolgozónak – és nem csak azért, mert segíti a gondolkodását. Bizonyított tény, hogy azok a munkavállalók, akik nem egy központi irodába járnak be dolgozni, általában véve elégedettebbek, mint irodához kötött kollégáik, ezen kívül kevesebb stressz is éri őket, és hatékonyabban tudnak dolgozni. A koncepció mögötti valóság azonban jóval bonyolultabb ennél.
A dolgozó nem „lóg”, ha nincs bent az irodában
A munkaadói oldalon az előnyök között alacsonyabb irodabérleti költségek, az elkötelezettebb munkaerő, a kevesebb hiányzás, a hatékonyabb munkaidő kihasználás és magasabb termelékenység, valamint a vállalat nagyobb megbecsülése és jobb munkaadói imidzse említhető. A Leitz szerint a hátrányokat elsősorban a magasabb képzési költségek, a munkahelyek kialakításának magasabb költsége, a megugró kommunikációs kiadások, a tisztázatlan munkajogi kérdések és az adatvédelem jelenthetik.
Mindezek a munkavállalói oldalon elsősorban úgy mutatkoznak meg, hogy a dolgozónak kevesebb időt és pénzt kell közlekedésre fordítania, csökken a közlekedéssel járó stressz, nő a rugalmasság a munkabeosztásban, csökken a megszakítás a munkavégzés során, a családi élet és munka jobban összeegyeztethetővé válik, javul a munkamorál és nő a megelégedettség. Ezzel szemben a hátrányok között említhető, hogy elmosódnak a munka és a magánélet határai, nőhet a túlterheltség, gyengülnek az emberi és a szakmai kapcsolatok, nő az elszigeteltség érzése, de emellett kevesebb munkahelyi információhoz jut a dolgozó, akiben így nőhet a félelem, hogy lemarad a lehetőségekről.
Fentieket figyelembe véve kétségkívül akkor dönt jól egy cég, ha él az irodán kívüli munkavégzési lehetőségek biztosításával, és megfelelő egyensúlyt teremt a hagyományos irodai munka, valamint a rugalmas munkavégzés között.